Projetos de grande porte, especialmente em obras, exigem colaboração constante entre diferentes empresas. Nesse cenário, a gestão de documentos e informações precisa ser segura, organizada e acessível para todas as partes envolvidas.
Foi com esse objetivo que a HSBS implementou uma Central de Documentos em nuvem baseada em Microsoft SharePoint Online para uma empresa do setor alimentício, integrante de um consórcio formado junto com uma empresa do setor de saneamento para atuação em um projeto público.
A iniciativa teve como foco estruturar um ambiente digital seguro e colaborativo, permitindo que as empresas atuassem de forma integrada, mantendo governança e proteção das informações.
O desafio
Consórcios formados por diferentes empresas costumam lidar com um grande volume de documentos técnicos, contratos, relatórios e registros operacionais. Quando essas informações não estão centralizadas, o compartilhamento pode se tornar complexo e expor a operação a riscos.
Entre os principais desafios estavam:
- falta de uma estrutura centralizada para armazenamento de documentos
- dificuldade de controlar acessos entre empresas distintas
- risco de exposição de informações sensíveis
- baixa rastreabilidade sobre alterações e acessos aos arquivos
Para garantir eficiência operacional e segurança no fluxo de informações, era necessário estruturar um ambiente que permitisse gestão documental organizada, controle de acessos e proteção de dados.
A solução
A HSBS desenvolveu e implantou uma solução baseada na plataforma Microsoft 365, utilizando o SharePoint Online como núcleo da gestão documental. O projeto contemplou a criação de um ambiente dedicado ao consórcio, permitindo governança centralizada e colaboração segura entre as empresas participantes.
Entre os principais elementos da solução implementada estão:
Criação de um tenant dedicado
Foi estruturado um ambiente exclusivo para o consórcio, permitindo personalização da plataforma e maior controle administrativo sobre o ambiente.
Gestão de usuários e controle de acessos
Os usuários foram cadastrados e configurados de acordo com o perfil de cada empresa participante, com políticas de permissão e controle de identidade.
Onboarding de segurança
Foram aplicadas medidas de proteção como autenticação multifator (MFA), bloqueio de protocolos inseguros, proteção de contas privilegiadas e políticas de acesso condicional baseadas em localização, dispositivo e comportamento.
Customização com identidade visual
A plataforma também recebeu personalização alinhada à identidade visual do consórcio, reforçando a experiência dos usuários e facilitando a adoção da solução.
Segurança e compliance
Além da organização documental, o ambiente foi estruturado com recursos voltados à proteção de dados e governança da informação.
A solução incluiu:
- classificação e rotulagem de documentos sensíveis
- políticas de acesso automatizadas e manuais
- monitoramento contínuo de ameaças com inteligência artificial
- rastreabilidade de acessos e atividades no ambiente
Toda a estrutura foi implementada considerando boas práticas de proteção de dados, alinhadas à LGPD e a padrões internacionais como ISO 27001 e ISO 27701.
Resultados
Com a implantação da Central de Documentos em nuvem, as empresas do consórcio passaram a operar em um ambiente mais seguro e estruturado para a gestão de informações.
Entre os principais benefícios alcançados estão:
- redução de riscos de fraudes, invasões e vazamento de informações
- visibilidade e alertas de segurança em tempo real
- centralização e governança no acesso a documentos
- aumento de produtividade e colaboração entre equipes
- maior controle e rastreabilidade sobre informações estratégicas
A nova estrutura permite que ambas as empresas participantes do consórcio atuem de forma integrada e segura durante toda a execução do projeto.
Tecnologia estruturando colaboração
Ao implementar uma central de documentos segura em nuvem, a HSBS ajudou a transformar a gestão de informações do consórcio em um processo mais organizado, colaborativo e protegido. Mais do que armazenar arquivos, a solução cria um ambiente confiável para que empresas trabalhem juntas com eficiência, governança e segurança.
Fale com a HSBS
Se sua empresa também precisa estruturar ambientes seguros para colaboração, gestão de documentos e proteção de dados em nuvem, a HSBS pode ajudar.
Nossa equipe apoia organizações na implementação de soluções Microsoft que combinam segurança, governança e produtividade, transformando tecnologia em um ativo estratégico para o negócio.
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