Recebi uma ligação ou e-mail da @Microsoft, e agora?
Não se desespere e nem se preocupe, ainda não é o fim do mundo.
Temos algumas orientações de como agir diante deste “problema”!
Escrito por Natália Nascimento
Atualmente a Microsoft tem reforçado as ações contra o uso dos softwares piratas. Sendo assim, todos os dias lidamos com dúvidas de empresas sobre como proceder nesses casos. Por isso, reunimos algumas orientações para te ajudar a lidar com a auditoria Microsoft.
Primeiro, sabe aquele ditado famoso que diz que “para tudo nessa vida existe uma primeira vez”? Pois é.
Chegou a vez da sua empresa e, acredite, não será a última vez que ela passará por esse processo.
A partir deste contato inicial, é melhor começar a se acostumar com a necessidade de refazer o processo.
E antes de começar a pensar em teorias da conspiração ou denúncias anônimas, tente entender as principais motivações para que seja realizada a Revisão de Licenciamento da Microsoft.
Vamos entender o processo?
Para essa pergunta nunca teremos uma resposta exata.
O que sabemos (como fato) é que se você comprou produtos Microsoft (Windows 10, Office, Windows Server), ao concordar com os termos de uso durante a instalação do programa, você concorda também que o fabricante pode efetivar esta revisão.
Caso a empresa ignore, o processo pode ser agravado, o que aumenta a seriedade da situação. A lei dos direitos autorais (Lei n. 9.610/98) prevê multa para quem comercializa softwares de forma ilegal e uma reparação civil de três mil vezes o valor de mercado. Ignorar o processo pode significar iniciar uma auditoria como uma violação de propriedade intelectual e a organização será legalmente obrigada a reparar.
Separamos abaixo, no “Dicas que valem Ouro”, alguns fatores importantes.
Dicas que valem ouro
📌Mostre interesse em estar em conformidade e em responder; mostre prontidão e disposição para participar do processo;
📌Responda dentro do prazo estabelecido. Caso não seja possível, comunique e solicite um novo prazo plausível;
📌Mantenha sempre o parque atualizado e sempre guarde as notas fiscais. É de extrema importância que toda compra/aquisição seja digitalizada e guardada em um diretório com a equipe de TI.;
📌Mantenha a documentação das aquisições com o setor de TI;
📌Contrate um especialista de SAM ou contate o revendedor de software ou parceiro Microsoft para lhe auxiliar nesse processo. Os novos produtos e regras de licenciamento podem dificultar o entendimento e causar erro no preenchimento da planilha;
📌Como falado acima, cuidado com o preenchimento da planilha, um erro nesta etapa pode resultar na imposição de uma aquisição desnecessária para a organização;
📌Pergunte, pergunte e pergunte em caso de dúvidas. O time responsável pela Revisão de Licenciamento está disponível para lhe ajudar, caso necessite;
📌Utilize uma ferramenta gerenciamento de ativos de software.
Depois de te mostrar algumas dicas para as respostas à auditoria, vamos agora tentar descrever como normalmente ocorre o processo de revisão de licenciamento, com a descrição de algumas etapas do processo.
>> Contato via telefone
>> Contato via e-mail
Etapas do processo de Revisão de Licenciamento da Microsoft
O cliente recebe uma ligação da Microsoft, este é o primeiro contato, onde se apresenta e explica como funciona a Revisão de Licenciamento, além do passo a passo de como funciona o processo. Informa também que será enviada a planilha para que seja preenchida e devolvida com a comprovação das aquisições (notas fiscais.)
Conforme foi mencionado, o cliente receberá um e-mail com todas as informações sobre o processo, além da definição do prazo para que as respostas sejam enviadas para a Microsoft.
Depois que o Cliente enviou as planilhas solicitadas (DS e QCE) dentro do prazo estabelecido, precisará aguardar de 2 a 4 semanas (dependendo do tamanho da empresa), para que consiga obter o retorno se existe ou não um possível gap onde será necessário fazer aquisição.
Vale lembrar que nessa etapa poderá faltar documentações como contratos, notas fiscais ou print do portal do Office.
Após o resultado, caso haja algum gap, será definido o prazo para fazer as aquisições dos softwares.
Nessa etapa, recomendamos entrar em contato com o parceiro ou revendedor solicitando uma cotação de aquisição. Depois enviar a proposta do software para a Microsoft que validará se está correto para aquisição.
Vale lembrar que para softwares que não são mais comercializados (fora de linha), será requisitado um equivalente, ex: Windows 7 a Windows 10.
Após todo o trâmite e negociações, com o processo finalizado, a organização em questão receberá um e-mail de finalização.
Ainda ficou com dúvidas? Se estiver passando por um processo de auditoria ou quiser saber mais sobre o tema, não hesite em nos procurar, podemos auxiliar neste processo:
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Artigo escrito por Natália Nascimento Natália é formada em Redes de computadores pela Unibratec. Apaixonada por aprender coisas novas, entusiasta em Tecnologia e assuntos relacionados. Certificada em Software Asset Management, com experiência há mais de 10 anos na área de TI. Trabalha atualmente com Compliance e Gerenciamento de Ativos de Software na HSBS. |