Listamos algumas boas práticas da netiqueta para o uso do e-mail corporativo no dia a dia
Quando crianças, nossa família nos ensina como se portar à mesa, a ser pontual e a seguir outras regras básicas de convivência.
Aprendemos, então, que é necessário se adaptar a cada tipo de ambiente que frequentamos. No mundo digital não é diferente: é preciso se atentar às boas práticas.
Existe um prazo para responder e-mails? Há alguma regra para o título? Essas são dúvidas comuns no dia a dia de trabalho. Para respondê-las corretamente, podemos contar com a netiqueta.
A etiqueta digital, ou netiqueta (do inglês “network” e “etiquette”), é uma etiqueta criada especificamente para a Internet; ela dita algumas regras para garantir a boa comunicação entre os usuários.
Apesar de ser bem ampla, separamos aqui uma lista com 10 dicas para quem deseja praticar a netiqueta no e-mail corporativo, seja qual for o modelo de trabalho.
Dicas de netiqueta:
#1 Atenção ao título:
O título do seu e-mail deve ser descritivo.
Escreva-o de forma clara e objetiva, resumindo e indicando exatamente o que o conteúdo do seu e-mail quer passar. Quanto mais específico você for, mais fácil será a identificação do destinatário sobre a urgência de abertura daquele e-mail.
#2 De olho nos detalhes:
Lembre-se que você está escrevendo para outra pessoa, então tenha sempre atenção aos detalhes.
- Utilize uma saudação inicial;
- Comece o e-mail falando sobre o mais importante (tempo é ouro);
- Utilize uma linguagem clara e tenha cuidado com suas palavras;
- Evite sarcasmo ou humor, mesmo que a pessoa que receberá o e-mail seja alguém que você conhece bem, lembre-se que o seu e-mail pode ser encaminhado;
- Na hora de escrever uma mensagem longa, divida o seu texto em blocos. Mensagens grandes e contínuas são cansativas, ainda mais em um computador;
- Utilize negrito, itálico e sublinhado apenas em detalhes;
- Insira a sua assinatura de e-mail ao final das mensagens.
#3 Evite caracteres maiúsculos
Além de soar agressivo, já que muitas pessoas consideram que escrever em “caixa alta” dá a impressão de que quem escreveu estava gritando, essa prática também pode dificultar a leitura.
Use apenas se estritamente necessário; as letras maiúsculas devem ser usadas no início das frases e em nomes próprios, por exemplo.
#4 Atente-se à linguagem
Essa dica você já deve ter escutado muitas vezes, mas não custa lembrar: cuidado com gírias e palavras estrangeiras.
Por vezes, acreditamos que o destinatário entende o termo técnico que estamos usando ou compreende aquela palavra em inglês que “todo mundo conhece”. Mas, acredite, é melhor não arriscar.
É responsabilidade do emissor da mensagem se fazer entender. Facilite a comunicação ao usar palavras comuns aos falantes da língua portuguesa.
Ademais, lembre-se de revisar seu e-mail para evitar erros ortográficos, pois eles podem ter impacto na sua imagem ou da empresa em que você trabalha.
Por último, tenha cuidado com o uso de emojis. Use-o para reforçar um comentário ou sentido, mas tente não usar em substituição ao texto.
#5 Mande e-mails em cópia oculta
Quando houver necessidade de enviar e-mails a um grande número de pessoas, utilize o recurso de cópia oculta, principalmente se essas pessoas não se conhecem.
Com esse recurso você evita que os e-mails dos destinatários possam ser vistos por todos.
Utilize também os campos “Para” e “CC” para separar os destinatários principais do e-mail (Para) e os destinatários para quais o conteúdo é útil ou relevante (CC).
#6 Responda e encaminhe corretamente
Em primeiro lugar, sempre escolha responder ao e-mail ao invés de criar um novo para responder, dessa forma você mantém o histórico da conversa.
Se o assunto for encaminhamento, é uma boa prática não alterar o texto do e-mail ao reencaminhar. Outrossim, não reencaminhe e-mails privados sem autorização.
#7 Responda rapidamente
Responder rapidamente é diferente de responder imediatamente. A dica não é para que você passe o dia apenas respondendo e-mails.
Delimite um prazo de 24 horas para responder os seus e-mails, mesmo aqueles que você não tem solução. Envie um feedback com o seu posicionamento sobre o tema e, caso necessário, sinalize um prazo para resolução daquela demanda.
#8 Programe respostas automáticas em ausências
Durante férias, licenças ou se você estiver ausente do escritório por mais de dois dias, programe uma mensagem de resposta automática sinalizando quem pode responder a demanda na sua ausência, evitando perda de um prazo importante ou a incorreta interpretação de falta de atenção.
#9 Respeite os horários
Enviar e-mails no meio da madrugada geralmente não é um grande problema, entretanto, enviar mensagens instantâneas, como Whatsapp ou Teams, tarde da noite ou de madrugada pode passar uma imagem incorreta, principalmente quando você possui um cargo de gestão.
É urgente? Ligue! E explique o porquê da urgência.
Caso o seu modelo de trabalho exija uma comunicação assíncrona, você pode enviar sua mensagem de forma clara e objetiva, sinalizando a sua necessidade para que a outra pessoa saiba que pode responder no outro dia sem problemas.
#10 Seja objetivo
Essa é uma das dicas mais importantes desse conteúdo.
Evite enviar mensagens com conteúdos demais ou com informações faltando. Para garantir uma boa comunicação e o correto andamento dos processos, sinalize, de forma precisa, o que você espera receber no retorno daquele contato.
Se a conversa for através de um software de mensagens instantâneas, como o Teams, do M365, escreva a sua mensagem completamente, evitando usar apenas saudações como “oi, tudo bem…”.
Envie a saudação já com um resumo da sua necessidade, por exemplo: Olá, tudo bem? Precisamos definir os detalhes do lançamento do novo produto. Você teria agenda para uma reunião?.
Percebe a diferença?
Finalmente, entenda que esse é apenas um guia com dicas, e que cada negócio tem a sua particularidade. Quando falamos de regras de etiqueta (ou netiqueta), o que vale para todos: respeito e gentileza sempre caem bem, mesmo no ambiente digital.
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