Como o planner do Microsoft 365 pode ajudar no gerenciamento de projetos

Se você trabalha com gestão de projetos já deve ter ouvido falar em metodologias ágeis, uma forma de conduzir os projetos de forma mais rápida. Dentre os tipos de processos usados nessa metodologia está o Kanban, que permite fazer o acompanhamento de tarefas e identificar mais facilmente gargalos no fluxo de trabalho. Existem no mercado algumas ferramentas que ajudam equipes a utilizar essa metodologia no dia a dia do trabalho, entre elas o Planner do Microsoft 365, uma ferramenta robusta projetada para simplificar o gerenciamento de projetos, oferecendo uma interface intuitiva e recursos colaborativos.

Escrito por Adriana Moraes

Funcionando como um quadro de tarefas virtual, o Planner permite que equipes organizem e priorizem atividades de forma visual, facilitando a compreensão do fluxo de trabalho e dos prazos.

Principais recursos do Microsoft Planner

Entre seus principais recursos, destaca-se a criação de planos, a atribuição de tarefas, a configuração de prazos e a atualização do status das atividades, além de outras funcionalidades que tornam a ferramenta uma excelente opção, como:

Organização visual: o Planner oferece uma exibição visual das tarefas e dos projetos em forma de quadros Kanban, o que facilita a compreensão do status e do progresso das atividades;
Quadros Kanban personalizáveis: os quadros Kanban podem ser personalizados com colunas adicionais para se adequarem ao fluxo de trabalho específico da equipe. No departamento de marketing da HSBS, por exemplo, optamos por organizar as tarefas por subáreas do marketing, como criação, conteúdo, endomarketing;
Tarefas e listas de verificação: os usuários podem criar tarefas individuais e atribuí-las a membros da equipe, além de adicionar listas de verificação para acompanhar os detalhes e o progresso de cada tarefa;
Atribuição de responsáveis: os usuários podem atribuir responsáveis específicos a cada tarefa, designando membros da equipe para garantir que as responsabilidades sejam claras e que o trabalho seja concluído de forma eficiente;
Notificações e lembretes: os usuários recebem notificações sobre atualizações e prazos, garantindo que todos estejam cientes das mudanças e das responsabilidades;
Anexos e comentários: os membros da equipe podem adicionar anexos relevantes às tarefas e discutir detalhes específicos por meio de comentários, mantendo toda a comunicação relacionada a uma tarefa em um só lugar;
Integração com o Microsoft 365: o Planner se integra perfeitamente com outras ferramentas do Microsoft 365, como o Outlook, o SharePoint e o Teams, facilitando o acompanhamento das tarefas e a colaboração em tempo real. Além disso, ele possui uma perfeita integração com o aplicativo To-Do, que auxilia no gerenciamento de atividades pessoais;
Compatibilidade com dispositivos móveis: o Planner está disponível como um aplicativo para dispositivos móveis, permitindo que os usuários gerenciem suas tarefas onde quer que estejam.

Benefícios de usar o Microsoft Planner para gerenciamento de projetos

Utilizar o Planner traz benefícios significativos para o gerenciamento de projetos, como a melhoria na comunicação entre os membros da equipe e a eficiência na execução das tarefas.

A plataforma promove uma colaboração mais efetiva, permitindo que os usuários acompanhem o progresso em tempo real e ajustem as prioridades conforme necessário. Além disso, casos de sucesso ilustram como o uso do Planner pode resultar em entregas de projetos mais ágeis e alinhadas com os objetivos estabelecidos.

Confira outros benefícios:

Facilidade de uso: o Planner é projetado para ser intuitivo e fácil de usar, com uma interface visual e familiar que se assemelha a um quadro Kanban. Isso torna o processo de planejamento e acompanhamento de tarefas mais simples para todos os membros da equipe, mesmo os que são iniciantes no time;
Colaboração em tempo real: os membros da equipe podem colaborar em tempo real, atualizando o status das tarefas, adicionando comentários e anexos, e atribuindo responsáveis. Isso promove uma comunicação eficaz e mantém todos na mesma página;
Visibilidade do progresso: o Planner fornece uma visão clara do progresso do projeto, permitindo que os membros da equipe e os gerentes visualizem rapidamente o status de cada tarefa e identifiquem áreas que necessitam de atenção;
Gerenciamento de tarefas flexível: com a capacidade de criar tarefas individuais, atribuir responsáveis, adicionar datas de vencimento e organizar tarefas em quadros Kanban personalizáveis, o Planner oferece flexibilidade para atender às necessidades específicas de cada projeto e equipe;

Integração do planner com outros aplicativos do Microsoft 365

A integração do Planner com outros aplicativos do Microsoft 365, como o Teams, o Outlook e o OneNote, cria um ambiente unificado para o gerenciamento de projetos, onde a comunicação e a documentação estão centralizadas, facilitando o acesso e a gestão da informação. Essa integração proporciona uma visão holística do projeto, permitindo que as equipes trabalhem de maneira mais coesa e produtiva.

Aqui estão cinco das muitas integrações do Planner com ferramentas do M365 que trazem vantagens diretas ao usuário:

Microsoft Teams: o Planner pode ser facilmente acessado e usado dentro do Microsoft Teams. Os usuários podem criar um plano do Planner diretamente de um canal do Teams, atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar o progresso do projeto;
Outlook: o Planner envia notificações por e-mail sobre atualizações e prazos das tarefas, garantindo que todos estejam cientes das mudanças;
SharePoint: a vinculação do Planner a sites do SharePoint permite que os usuários acessem facilmente seus planos e tarefas a partir de um local centralizado. Isso é especialmente útil para equipes que usam o SharePoint como plataforma de colaboração e armazenamento de documentos;
Power Automate: é possível criar fluxos de trabalho automatizados que conectam o Planner a outros aplicativos do Microsoft 365. Por exemplo, é possível configurar um fluxo de trabalho para criar automaticamente uma tarefa no Planner sempre que um novo e-mail chegar em uma caixa de correio específica;
Microsoft To Do: os usuários podem sincronizar suas tarefas do Planner com o Microsoft To Do, proporcionando uma experiência de gerenciamento de tarefas mais integrada e personalizada. Essa integração permite aos usuários acompanhar suas próprias responsabilidades e prazos, mesmo quando estão trabalhando em diferentes projetos e equipes.

Além disso, como parte do Microsoft 365, o Microsoft Planner herda os recursos de segurança e conformidade da plataforma, garantindo a proteção dos dados e o cumprimento de padrões regulatórios.

Dicas e práticas recomendadas para o gerenciamento eficaz de projetos

Para garantir um gerenciamento de projetos eficaz, seja usando o Planner ou qualquer outra ferramenta, é recomendável adotar práticas como a definição clara de objetivos, a revisão periódica das tarefas e a manutenção de uma comunicação aberta e constante. Alguns passos obrigatórios são:

Defina objetivos claros: comece sempre definindo claramente os objetivos do projeto, incluindo escopo, prazo e orçamento. Isso ajuda a garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto ao que precisa ser alcançado;
Comunique-se bem: evite armadilhas comuns, como a procrastinação e a falha de comunicação. O uso estratégico do Planner pode ajudar a identificar potenciais gargalos e a redistribuir recursos de maneira eficiente. Além disso, utilize ferramentas como reuniões regulares, e-mails e plataformas de colaboração para garantir uma comunicação clara e aberta;
Estabeleça responsabilidades: atribua responsabilidades específicas a cada membro da equipe e certifique-se de que todos entendam suas funções e expectativas. Isso ajuda a evitar duplicação de esforços e garante que as tarefas sejam concluídas de forma eficiente;
Utilize uma ferramenta de gerenciamento de projeto: escolha a ferramenta que melhor se adapte às necessidades da sua equipe e do seu projeto para acompanhar tarefas, atribuir responsáveis, definir prazos e monitorar o progresso do projeto;
Mantenha-se flexível: tenha em mente que nem sempre as coisas saem conforme o planejado. Esteja preparado para lidar com mudanças no escopo, prazos ou requisitos do projeto e ajustar seus planos conforme necessário para garantir o sucesso do projeto;
Realize avaliações regulares: faça avaliações periódicas do progresso do projeto para identificar quaisquer problemas ou desafios e tomar medidas corretivas;
Celebre as conquistas: reconheça e celebre os marcos alcançados ao longo do projeto e o trabalho da equipe.

Conclusão

Os benefícios do Microsoft Planner extrapolam as fronteiras da organização, abraçando a flexibilidade, transparência e colaboração essenciais para o sucesso de qualquer negócio.

Ao adotar o Microsoft Planner como ferramenta de gerenciamento de projetos, as equipes ganham uma vantagem significativa na condução de suas atividades. A metodologia ágil, com o auxílio do Kanban, possibilita um acompanhamento minucioso das tarefas, identificando potenciais obstáculos de maneira ágil. O Planner, como uma plataforma robusta, simplifica esse gerenciamento, oferecendo uma gama de recursos colaborativos e uma interface intuitiva.